遵义医学院附属医院办公室

关于进一步规范会议管理的通知

各部门：

为进一步规范医院会议管理，提高各类会议的质量和效率，根据遵医附院党发〔2009〕6号文件要求，结合医院实际情况，特作如下规定：

一、使用范围：本制度中的会议指各类院级会议、学术会议、继续教育项目讲座、院内培训（含外请专家授课）等。

二、具体要求：

（一）办会部门

1.负责发布会议通知、布置会场及维护会议纪律。

2.至少提前2天到院办申请预约会议室，如遇临时性院级会议，办会部门须服从院办调整。

3.准备签到表（会前签到表、会后签到表），组织参会人员签到。未准备签到表，办会部门负责人罚款50元。

4.提前1小时到院办领取会议室钥匙，使用期间，保证会议室的清洁卫生，爱护会议室的家具、电器等物品；如有丢失、损坏需及时报院办协商解决。

5.会议结束后，及时拆除各种会议会标，关好会议室的门窗、水电等，并随即到院办办理交接手续。严禁任何人将会议室钥匙带走隔夜归还，以免贻误会议室的正常使用。

6.会议开始时，组织人员收回签到表，并在签到表上标注迟到（注明到会时间）、缺席人员。会议结束后，办会部门统计参会人员出席情况，并将缺席、迟到、早退人员名单报送院办。院办按照处罚细则，将此纳入每月奖惩通报，同时报送经改办兑现处罚。

（二）参会人员

1.会前、会后签到制：

会前，至少提前5分钟到达会场进行签到。会毕，须完成签到，方可离会。

2. 会议请假制度：

（1）参会人员如不能按时参会，需提前向分管领导或办会部门请假，在获得准许的情况下，安排其他人员参会，并将请假条报送办会部门。

（2）如医院召开临时性会议，不能参会者，请在接到通知后20分钟内，办理请假手续，并安排其他人员参会。

（3）如在外出差者，返院后须补办请假手续。

（4）如有特殊情况需在会议期间退场的，需经办会部门批准后方可离开。

（5）参会人员未请假或未说明原因提前退场均视为缺席。

（6）无故缺席会议，罚款100元；迟到、早退各罚款50元；并在院内网站公布名单。

3.会场纪律：

（1）参会人员要自觉维护会场秩序，不得随意离开会场、来回走动、交头接耳、看报纸、打瞌睡、吸烟、高声接听或拨打手机等，不得从事其他与会议无关的事情。

（2）进入会场要自觉将手机关闭或调至振动、静音状态。

（3）当会议内容有保密事项时，参会人员必须严格遵守保密纪律。

4.会议精神落实：

参会人员须向本部门全面及时传达会议精神，如因未传达、未贯彻会议精神造成工作失误，将按照医院相关规定给予严肃处理。

遵义医学院附属医院办公室

二○一二年七月九日